A praga das reuniões

Uma verdadeira praga que assola as empresas brasileiras é o excesso ou uso equivocado de reuniões. Um estudo recente mostrou que os executivos brasileiros gastam até 40% do tempo participando de reuniões, a maioria delas improdutiva. 
Para começar, reuniões não podem demorar mais de uma hora. Depois desse tempo, a maioria dos presentes simplesmente se desliga ou desconcentra. 
Reuniões de brainstorm, por serem mais descontraídas, podem demorar mais, mas mesmo elas não podem se estender muito. O publicitário Walter Longo tem uma frase interessante sobre o assunto: "Reunião de brainstorm é que nem motel: não resolveu em duas horas, volte para casa".

Um dos grandes problemas das reuniões intermináveis é alguns funcionários logo descobrem que não precisam fazer nada na empresa, desde que participem de reuniões. Assim, vemos um monte de funcionários que não fazem absolutamente nada, mas participam de todas as reuniões e têm um discurso vazio para cada uma delas. Ao ser questionado sobre sua solução sobre determinado assunto, ele solta um vago: "É necessário pensar muito sobre esse problema, essencial para a continuidade de nossa empresa e que deve ser solucionado imediatamente, senão..." e lá se vai 20 minutos disso. No final, ele parece competente, mas não contribuiu em nada para resolver a questão.

Abaixo, algumas dicas sobre como transformar reuniões em algo produtivo:

1) Reuniões normais não devem demorar mais do que uma hora. Para isso, vale tornar desconfortável a situação. Muitas empresas estão fazendo reuniões em pé. O cansaço das pernas faz com que as pessoas sejam mais objetivas.
2) Reuniões de brainstorn podem demorar  mais e serem mais confortáveis, inclusive com os participantes sentando-se em sofás e pufs. Mas não podem demorar mais do que duas horas.
3) Não faça reuniões de informes. Para informes, existem outros mecanismos, como e-mails, jornal da empresa, etc. Se for necessário dar informes durante as reuniões, isso deve ser feito nos primeiros cinco minutos. Não dê informes e depois abra para discussão. Se é interessante para os presentes saberem que a empresa aumentou o seu lucro em 10% no ano anterior, com certeza não é interessante começar uma discussão filosófica sobre  o significado da palavra lucro.
4) Faça uma pauta da reunião, com tempo para discussão de cada item. Isso evita que se passe um tempo muito longo num assunto menor e assuntos mais importantes possam ser melhor discutidos.
5) Limite o tempo de participação de cada pessoa. Se deixar aberto, muitos vão querer gastar 40 minutos dicutindo sexo dos anjos. Com um tempo limitado, as pessoas tendem a ser mais objetivas.